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Fichiers du personnel: déclarations à la CNIL

mercredi 7 mars 2018

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Déclaration préalable

Tout fichier comportant des données personnelles doit faire l’objet d’une déclaration à la CNIL.

Il peut s’agir, par exemple, d’un fichier de recrutement et de gestion du personnel, quelque soit le volume des informations contenues.

La procédure prévoit soit une déclaration normale, soit une déclaration simplifiée. Si l’entreprise a mis en place un correspondant informatique et liberté, elle peut même être dispensée de déclaration. Outre ce cas de dispense, la CNIL peut décider de dispenser de déclaration les catégories les plus courantes de traitements de données à caractère personnel dont la mise en œuvre n’est pas susceptible de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés. Les dispenses de déclarations sont consultables sur le site internet de la CNIL

L’employeur peut effectuer la déclaration en se connectant sur le site internet de la CNIL. Il peut également l’adresser sur une imprimé spécial.

La CNIL délivre un récépissé. Ce récépissé permet à l’entreprise de mettre en œuvre les traitements qu’elle envisage. 

Information des salariés et des représentants du personnel

Les salariés concernés doivent être préalablement informés de la mise en place du dispositif en question. Cette information peut être diffusée par tout moyen approprié (affichage, système d’information interne, etc.).

Information de la CNIL en cas de changement  

L’entreprise doit informer sans délai la CNIL de tout changement affectant les informations données lors de la déclaration initiale. La simple mise à jour d’un logiciel de traitement des données ne constitue pas un cas visé par cette obligation. 

Fichiers de gestion du personnel dispensés de déclaration: logiciels de paie

Les traitements de gestion des rémunérations, des registres obligatoires et des déclarations sociales obligatoires mis en œuvre par l’entreprise, qui constituent des traitements courants et standardisés, sont dispensés de toute formalité déclarative préalable dès lors qu’ils répondent à certaines conditions:

– finalité des traitements: par exemple, ceux qui sont destinés au calcul et au paiement des rémunérations, le calcul et la déclaration des cotisations aux organismes sociaux et fiscaux, la tenue de comptes personnels d’intéressement et de participation, la réalisation d’états permettant de satisfaire à des obligations légales, les écritures comptables de paie…

– informations traitées: elles doivent se limiter à l’identité, la situation familiale et matrimoniale, la vie professionnelle (emploi, qualification, etc.), les éléments de rémunération;

– durée de conservation des données, laquelle ne doit pas dépasser celle prévue par les dispositions légales;

– destinataires des données: services chargés de l’administration et de la paie du personnel, services comptables, financiers et de gestion, organismes gérant les systèmes d’assurances sociales, administrations légalement habilitées à les recevoir, organismes financiers intervenant dans la gestion des comptes de l’entreprise ou du salarié;

– information et droit d’accès des salariés;

– sécurité des données: le responsable des traitement est tenu de prendre toutes les dispositions nécessaires à la sécurisation des données. Ce point particulier fait l’objet d’une étude spéciale que l’on peut consulter sur notre site.

Adresses utiles

CNIL: 3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07

Tel: 01 53 73 22 22

http:\\www.cnil.fr

 

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