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Du papier à l’électronique, et vice-versa

lundi 11 février 2019

Depuis le 1er juillet 2018, les factures électroniques transmises sur support papier peuvent être conservées soit sous forme papier, soit sous forme dématérialisée en imprimant et en numérisant la facture selon une procédure réglementaire définie ou en sécurisant les fichiers selon les conditions fixées par cette même procédure.

Fixons clairement le point de départ de cet embrouillamini électronico-fiscal. Au commencement, était la facture papier, laquelle, à la suite d’une faute originelle commise contre la nature (abattre de jolis arbres pour en faire de vilaines factures), est tombée dans l’enfer du numérique. Devenue  électronique, c’est à dire, pour ceux que cela intéresse, une représentation de l’information par un nombre fini de valeurs discrètes,  cette facture peut toutefois continuer a être transmise sur support papier. A quoi bon, me direz-vous, dématérialiser pour remétarialiser immédiatement? Mystère et confiture! Mais, notre bon sens pèse peu face à la toute puissance du numériquement correct.

Donc, cette facture électronique, renaissant soudainement sous forme papier, peut être conservée en chair et en os, à condition toutefois de respecter certaines règles fiscales. Il convient que l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité soient assurées par des contrôles permettant d’établir une piste d’audit fiable. Les éléments constitutifs de ces contrôles sont conservés sous leur forme et contenu originels par l’entreprise chargée de s’assurer qu’une facture est émise et par l’entreprise destinataire de ces factures.

Prenons l’exemple de factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier. Les entreprises ont deux possibilités (ce n’est pas sans rappeler les circonstances de la faute originelle dans le jardin d’Eden):

– soit elles conservent un double papier de la facture transmise, ce qui suppose l’impression de deux documents: l’original de la facture destinée au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur (système qui fonctionne depuis des centaines d’années et à fait ses preuves);

– soit elles conservent les factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier. Dans ce cas, les assujettis peuvent:

* soit imprimer les exemplaires papier des factures de vente émises sous forme papier, numériser ces exemplaires et les sécuriser conformément aux procédures prévues par la réglementation;

* soit sécuriser les fichiers de factures conservées sous forme PDF ou PDF A3 conformément aux conditions fixées par la réglementation en garantissant la reproduction à l’identique et imprimer ces fichiers pour adresser l’original papier de la facture de vente.

Que ceux qui n’ont rien compris se rassurent. C’est incompréhensible!

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