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Actualités

Contrôles URSSAF

mercredi 26 juin 2019

Les nouvelles modalités de conservation sur support informatique des documents “papier” susceptibles d’être examinés lors d’un contrôle Urssaf seront applicables à partir du 1er juillet 2019.

La numérisation des documents nécessaires à l’établissement de l’assiette des cotisations et au contrôle des cotisations sociales obéit dorénavant aux mêmes règles que celles applicables aux factures en matière fiscale. Les documents devront être reproduits à l’identique selon une norme technique précise et chaque fichier numérisé devra être horodaté. La reproduction à l’identique ne concerne pas uniquement le contenu mais aussi, le cas échéant, les couleurs.  Les traitements sur l’image numérisée sont interdits.

Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3). Il doit en outre être assorti:

– d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme;

– d’une empreinte numérique;

– d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme

– ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification.

Si la pièce justificative ou le document n’est pas numérisé selon les modalités prévues, le cotisant devra présenter l’original sous format papier.

Rappelons que, depuis le 1er janvier 2019, les documents et pièces nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations sociales doivent être conservés pendant au moins 6 ans à compter de la date à laquelle  ils auront été établis ou reçus.

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