Conservation des factures

jeudi 15 mars 2018

Différents supports d’émission et de transmission

Deux types de support sont possibles: le support papier ou le support électronique.

Support papier

– La facture est émise et transmise sous forme papier

– Elle peut-être conservée telle quelle ou numérisée. Toutefois, cette numérisation d’un support papier est soumise à condition. Même numérisé, le support papier n’est pas considéré comme une facture numérique. Par tolérance administrative, jusqu’au 1er janvier 2019 pour les PME et au 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises, une facture créée sur papier puis numérisée, transmise et reçue par voie numérique peut être considérée comme une facture électronique

Support numérique

Une facture numérique est une facture créée, transmise, reçue et archivée sous format électronique.

Les dispositifs sont multiples: facture transmise par voie EDI, facture avec empreinte électronique, facture transmise par mail dans un des différents formats numériques.

Modalités de conservation

Deux cas doivent être distingués: factures émises ou reçues sur support papier et factures émises ou reçues par voie électronique.

Support papier

Les facture émises ou reçues sur support papier peuvent être conservées dans leur forme d’origine ou numérisées. Mais la numérisation de facture papier est soumise à de strictes conditions:

– définition, organisation et documentation du système d’archivage numérique

– dispositifs garantissant la pérennisation du système et sa capacité à fonctionner avec d’autres applications.

Support numérique

Les factures émises ou reçues par voie électronique doivent être conservées sur support numérique durant 3 ans. Au-delà, le support est libre (papier ou numérique).

Délai de conservation

Les règles fiscales imposent une conservation de 6 années. Ce délai court à compter de la date à laquelle la facture a été établie.

Lieu de conservation

Support papier

Les factures sur support papier doivent être conservées sur le territoire national

Support numérique

Les factures sur support numérique peuvent être conservées:

– sur le territoire français

– dans un autre Etat membre de l’Union européenne

– dans un pays situé en dehors de l’Union européenne sous réserve que le pays en question fournisse des garanties équivalentes en matière d’assistance administrative et de droit d’accès aux données.

Lorsque le serveur de stockage des factures n’est pas situés en France, l’entreprise doit en faire la déclaration spontanée au service des impôts dont elle dépend.

Sanctions

Les sanctions peuvent être de différentes natures:

– rejet de comptabilité, à défaut de conservation des documents contrôlables

– rejet du droit à déduction, à défaut de conservation des factures d’achat

– amende de 5 000 € en cas de refus de communication des documents demandés par l’administration fiscale

– pénalités de 50% des montants facturés à défaut de conservation des factures de vente.